Wenn du selbst in einer intensiven Prüfungsphase den Durchblick bewahren möchtest, dann ist die Anwendung des Eisenhower Prinzips der Schlüssel zur effektiven Priorisierung und Zeitmanagement. Denn dieses Prinzip hilft dir dabei, die dir zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen. Hier lernst du, wie du das Eisenhower Prinzip strategisch nutzen kannst, um deine Aufgaben sinnvoll zu organisieren.
Inhaltsverzeichnis
Eisenhower Prinzip „einfach erklärt“
Das Eisenhower Prinzip ist eine Technik aus dem Zeitmanagement, die anstehende Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien einteilt. Diese Einteilung soll bei der Entscheidung helfen, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden sollen, indem Prioritäten gesetzt werden und sich auf das Wesentliche konzentriert wird. Durch die Methode wird die Produktivität gesteigert, indem Zeit und Ressourcen sinnvoll genutzt werden.
Definition: Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower Prinzip ist eine Methodik, die das eigene Zeitmanagement optimiert und Aufgaben plant, um sie zu erledigen. Diese übersichtliche Methode unterstützt Studierende und Organisationen dabei, ihre Zeit effektiver zu nutzen, indem sie sich auf die Aufgaben konzentriert, die wesentlich zur Erreichung der Ziele beitragen, während weniger kritische Aufgaben delegiert oder ignoriert werden. Dies wird erreicht, indem Wichtiges von Unwichtigem getrennt wird und anschließend die wichtigen Dinge vor den unwichtigen Dingen erledigt werden. Aber nicht nur die Wichtigkeit einer Aufgabe spielt eine Rolle. Auch die Zeit, die für eine Aufgabe zur Verfügung steht, ist ein wichtiger Faktor.
Deshalb wird das Eisenhower Prinzip auch in Form einer Matrix dargestellt, die alle deine Aufgaben in vier Quadranten unterteilt, anhand derer du ablesen kannst, welche Aufgaben du zuerst erledigen solltest:
- wichtige und dringende Aufgaben
- wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
- nicht wichtige, aber dringende Aufgaben
- nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben
Unterscheidung von wichtig & dringend
Der Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit ist zentral für ein effektives Zeitmanagement beim Eisenhower Prinzip. Unter dringenden Aufgaben werden Aufgaben verstanden, die eine sofortige Aufmerksamkeit verlangen und oft mit nahenden Fristen oder akuten Situationen verbunden sind, wodurch sie sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Dringliche Aufgaben sind oft durch äußere Faktoren bestimmt, wie Termine oder unmittelbare Anforderungen von anderen. Sie erzeugen einen unmittelbaren Handlungsdruck, können aber manchmal von geringerer Bedeutung für die langfristigen Ziele sein.
Im Gegensatz dazu stehen wichtige Aufgaben, unter denen Aufgaben verstanden werden, die einen signifikanten Beitrag zu langfristigen Zielen und persönlichen Werten leisten, sie müssen jedoch nicht sofort erledigt werden. Wichtige Aufgaben sind oft strategischer Natur, tragen zur langfristigen Vision bei und haben einen nachhaltigen Einfluss auf Ihre Entwicklung oder den Erfolg.
Die Hauptunterscheidung liegt also darin, dass wichtige Aufgaben auf langfristige Ziele und Erfolge abzielen, während dringliche Aufgaben kurzfristige Aktionen erfordern. Das Eisenhower Prinzip hilft, diese Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren, sodass man sich auf das konzentriert, was wirklich zählt und gleichzeitig den Stress durch das Management dringlicher, aber möglicherweise weniger wichtiger Angelegenheiten minimiert.
Anwendung
Es gibt zwei Schritte, die dir helfen, deine Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip zu erledigen.
1. Verteilung von Aufgaben
Als Erstes musst du deine Aufgaben in die einzelnen Quadranten deiner Eisenhower-Matrix einteilen. Dies hat den Vorteil, dass du eine gute Übersicht über alle anstehenden Aufgaben bekommst. Innerhalb der Quadranten kannst du erneut eine Reihenfolge der Aufgaben festlegen, indem du sie entweder nach abnehmender Wichtigkeit oder abnehmender Dringlichkeit ordnest. Du kannst zusätzlich auch komplexe Aufgaben in mehrere kleineren Aufgaben herunterbrechen, damit es dir leichter fällt diese zu erledigen.
2. Erledigen der Aufgaben
Nach der Einteilung der Aufgaben in die entsprechenden Kategorien des Eisenhower Prinzips, kannst du nun anfangen, die Aufgaben zu erledigen. Damit du dabei keine Deadline zu vergisst, solltest du dir einen Kalender für Aufgaben anlegen, in den du Termine einträgst. Dabei kannst du dich an diesem Schema orientieren:
Erledigen: wichtige & dringende Aufgaben
Nach dem Eisenhower Prinzip haben wichtige und dringende Aufgaben absolute Priorität. Dabei sind in der Regel vor allem Angelegenheiten, die den Beruf oder die Ausbildung betreffen, wichtig. Deshalb solltest du diesen Aufgaben im Zweifelsfall immer den Vorzug persönlichen Aufgaben geben und außerdem solltest du sie immer selber erledigen. Die einzigen Ausnahmen dieser Grundausrichtung bilden Probleme schwerwiegender Art, die dich selbst, einen nahen Verwandten oder einen guten Freund betreffen. Wenn du ernsthafte gesundheitliche Probleme hast, hat naturgemäß nach dem Eisenhower Prinzip deine Abschlussprüfung keine hohe Priorität mehr. Sollte dir dagegen deine Wohnung gekündigt werden, stellt sich die Frage, ob du nicht anderswo unterkommen kannst und dich trotzdem auf deine Prüfung konzentrieren solltest.
Neben der Wichtigkeit erfordert das Eisenhower Prinzip eine Dringlichkeit dieser Aufgaben. Wenn nicht ohnehin ein bestimmter Termin für diese Aufgaben feststeht, ergibt sich die Dringlichkeit in der Regel aus der Natur der Sache. Die Erledigung dieser Aufgaben ergibt oft ab einem bestimmten Zeitpunkt keinen Sinn mehr. Je näher also dieser Zeitpunkt liegt, desto dringlicher wird die Aufgabe.
Terminieren: wichtige & nicht dringende Aufgaben
Die Wichtigkeit von Aufgaben ist nicht immer zwingend daran geknüpft, dass diese auch zeitnah erledigt werden müssen, du kannst dich stattdessen auch zu einem späteren Zeitpunkt mit diesen Aufgaben auseinandersetzen. Deshalb gibt es für diese Art von Aufgaben im Eisenhower Prinzip eine eigene Kategorie. Allerdings solltest du dir für diese Aufgaben einen festen Termin setzen, damit die Aufgaben nicht von Quadrant B in Quadrant A um getragen werden müssen. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben können beispielsweise langfristig terminierte Projekte sein, die sich nach und nach abarbeiten lassen. Wichtig ist dann das Herunterbrechen in einzelne Aufgaben, für die dann wiederum großzügig gesetzte Termine festgelegt werden können. So wird eine Stauung von Aufgaben am Ende des Projekts vermieden. Auch sonst gibt es immer Dinge, die zwar anstehen, aber keine zeitliche Priorität genießen. Diese bleiben dank der Eintragung beim Eisenhower Prinzip nicht nur im Hinterkopf, sondern stehen klar terminiert auf dem Papier.
Delegieren: nicht wichtige & dringende Aufgaben
Das Eisenhower Prinzip sieht das Delegieren von Aufgaben bei dringlichen, aber nicht wichtigen Aufgaben vor. Diese Aufgaben sollst du also an eine andere Person abgeben. Wenn du jedoch nicht zufällig eine Führungskraft mit eigenen Mitarbeitern bist, musst du diese Aufgaben weiterhin selbst erledigen. Du kannst diese unwichtigen Dinge jedoch zeitlich knapper bemessen, wenn du wichtige Aufgaben dringend zu erledigen hast. Zusätzlich kannst du sie auch deutlich großzügiger terminieren.
Beispiel: Delegieren
Der Tag deiner Abschlussprüfung steht kurz bevor. Dadurch wird der dir eigentlich wichtige Geburtstag deines besten Freundes vergleichsweise unwichtig. Jedoch findet der Geburtstag trotzdem an einem genauen Datum statt und kann nicht verschoben werden. Nach dem Eisenhower Prinzip musst du die Party absagen, aber du rufst trotzdem vormittags bei deinem Freund an, um ihm zu gratulieren.
Verwerfen: nicht wichtige & nicht dringende Aufgaben
Die Aufgaben, die du unter nicht wichtig und nicht dringlich eingeordnet hast, liegen nach dem Eisenhower Prinzip in deiner Prioritätenliste ganz unten. Deshalb stellt sich bei diesen offenbar unwichtigen Aufgaben die Frage, ob du sie überhaupt erledigen musst oder ob du sie auch einfach verwerfen kannst, damit du deine Zeit den wichtigeren und dringlicheren Aufgaben widmen kannst.
Anwendungsbeispiel
Das Eisenhower Prinzip hilft bei der Priorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. In diesem Anwendungsbeispiel wird veranschaulicht, wie die Eisenhower Matrix angewendet werden kann, um Aufgaben effektiv zu organisieren und sicherzustellen, dass Zeit und Energie auf die wirklich wichtigen und dringendsten Aufgaben konzentriert werden.
Stelle dir vor, du bist Projektmanager in einem Unternehmen und stehst vor verschiedenen Aufgaben, die du gemäß dem Eisenhower Prinzip priorisieren müsst. Eine der Aufgaben ist ein Kunde, der plötzlich eine kurzfristige Änderung in einem Projekt angefordert hat, die innerhalb der nächsten 24 Stunden umgesetzt werden muss, damit der Projektzeitplan eingehalten wird. Diese Aufgabe erfordert deine sofortige Aufmerksamkeit und direktes Handeln, um den Kunden zufriedenzustellen und Verzögerungen zu vermeiden, also ist diese Aufgabe wichtig und dringlich. Eine weitere anstehende Aufgabe ist deine Planung einer strategischen Initiative zur Verbesserung der internen Prozesse, die die Effizienz deines Teams in den nächsten sechs Monaten erheblich steigern soll. Diese Aufgabe ist entscheidend für den langfristigen Erfolg, hat aber keine unmittelbare Deadline, weshalb du sie planen und schrittweise neben deinen täglichen Aufgaben umsetzen kannst. Diese Aufgabe ist also wichtig, aber nicht dringend. Die dritte Aufgabe hingegen ist dringend, aber nicht wichtig, denn wenn dich eine Kollegin dringend um Hilfe bei einem technischen Problem bittet, das ihre Arbeit blockiert, trägt die Lösung dieses Problems nicht direkt zu deinen Kernzielen bei. Trotzdem erfordert die Aufgabe die Dringlichkeit, dass du kurzfristig Unterstützung leistest oder die Aufgabe an jemanden im Team delegierst, der sofort helfen kann. Die vierte Aufgabe ist die Einladung zu einem branchenfremden Seminar, das in der nächsten Woche stattfindet. Obwohl es interessant sein könnte, trägt es weder unmittelbar zu deinen aktuellen Projekten bei, noch hat es eine Dringlichkeit. Diese Art von Aufgabe kannst du entweder ohne negative Konsequenzen aufschieben oder sogar ganz streichen.
In diesem Szenario hilft dir das Eisenhower Prinzip bei der Verteilung von Aufgaben, wobei der Fokus auf den wichtigsten Aufgaben liegt, weil diese für das Erreichen der Projektziele und die Zufriedenheit des Kunden am wichtigsten sind. Gleichzeitig stellst du auch sicher, dass du deine Ressourcen effektiv verwaltest und weniger kritische Aufgaben angemessen adressierst.
Hilfsmittel
Für die Erfassung deiner zu erledigenden Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip eignen sich für den ersten Überblick Stift und Papier. Im nächsten Schritt sollten die Listen jedoch auf den PC übertragen werden, weil sie sich dort leichter bearbeiten und erweitern lassen. Hilfreich sind außerdem Apps, die zu bestimmten Terminen rechtzeitig Bescheid geben, dass eine bestimmte Aufgabe dringend ansteht.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Durchführung des Eisenhower Prinzips ist zwar nicht komplex, aber manchmal kann man dabei einzelne Schritte vergessen. Deshalb kannst du dich an dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung orientieren.
- Sammlung aller anstehenden Aufgaben.
- Die einzelnen Aufgaben in das jeweilige Feld der Eisenhower Matrix eintragen.
- Überblick über aktuelle und zukünftige Beanspruchung schaffen.
- Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit erledigen.
Vorlagen
Um dir einen groben Überblick über deine anstehenden Aufgaben zu verschaffen, hilft dir diese PDF-Vorlage, um das Eisenhower Prinzip umzusetzen. Du kannst sie ganz einfach ausdrucken und dann mit einem Stift die Aufgaben in der Matrix sortieren. Wenn du deine Matrix am PC bearbeiten und sogar erweitern möchtest, kannst du auch die Word-Vorlage nutzen und sie nach deinen Bedürfnissen individualisieren.
Vor- und Nachteile
Das Eisenhower Prinzip hat sowohl seine Vor-, als auch seine Nachteile.
Vorteile
Nachteile
Gute Strukturierung: Bessere Strukturierung der zu erledigenden Aufgaben.
Wichtige Aufgaben: Wichtige Aufgaben werden selten dringend, weil man sie direkt bearbeitet.
Förderung der Proaktivität: Das Eisenhower Prinzip ermutigt dazu, Zeit für wichtige, aber nicht dringende Aufgaben zu planen, was langfristige Planung und Zielsetzung unterstützt. Dies kann dazu beitragen, dass Ziele konsequenter verfolgt und erreicht werden.
Schwierigkeit bei der Unterscheidung: Es kann schwierig sein zwischen "wichtig" und "dringend" zu unterscheiden, insbesondere wenn Aufgaben persönliche Bedeutungen haben oder wenn externe Druckfaktoren die Wahrnehmung beeinflussen.
Steigerung der Produktivität: Durch das Fokussieren auf wichtige Aufgaben und das Minimieren oder Eliminieren von weniger wichtigen und unwichtigen Aktivitäten können Nutzer ihre Produktivität erheblich steigern und mehr erreichen in weniger Zeit.
Überbetonung von Dringlichkeit: Dringende Aufgaben erhalten oft mehr Aufmerksamkeit, obwohl sie nicht unbedingt wichtig sind. Dadurch können wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, die für langfristige Ziele entscheidend sind, vernachlässigt werden.
Stressreduktion: Indem man lernt, dringende, aber nicht wichtige Aufgaben zu delegieren oder zu verschieben, kann das Stressniveau gesenkt werden. Das Eisenhower Prinzip fördert ein proaktives Herangehen an Aufgaben, was zu weniger Last-Minute-Druck und Überarbeitung führt.
Mangelnde Flexibilität: Das Eisenhower Prinzip kann in dynamischen oder schnelllebigen Umgebungen, in denen sich Prioritäten schnell ändern können, zu starr sein. Es bietet wenig Raum für spontane Anpassungen oder für die Berücksichtigung neuer, unerwarteter Möglichkeiten.
Klare Priorisierung: Das Eisenhower Prinzip ermöglicht eine effektive Unterscheidung zwischen Aufgaben basierend auf ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit, was zu einer klaren und fokussierten Priorisierung führt. Dadurch können Individuen und Teams ihre Ressourcen und Zeit effizienter auf die Aufgaben konzentrieren, die den größten Einfluss haben.
Vernachlässigung von Beziehungen und Wohlbefinden: Das Eisenhower Prinzip konzentriert sich stark auf Aufgaben und Ergebnisse, was dazu führen kann, dass zwischenmenschliche Beziehungen und persönliches Wohlbefinden vernachlässigt werden. Langfristig kann dies zu Burnout oder einer Verschlechterung der Arbeitsbeziehungen führen.
Verbesserung der Entscheidungsfindung: Indem Nutzern geholfen wird, die Konsequenzen von Aufschieben oder Ignorieren bestimmter Aufgaben zu verstehen, fördert das Eisenhower Prinzip eine bessere Entscheidungsfindung hinsichtlich der Zuteilung von Zeit und Ressourcen.
Nicht immer anwendbar: In bestimmten Berufen oder Lebenssituationen, in denen Aufgaben nicht klar als "wichtig" oder "dringend" klassifiziert werden können oder in denen kreative Prozesse und Innovation im Vordergrund stehen, kann das Eisenhower Prinzip weniger effektiv sein.
Grenzen und Alternativen
Das Eisenhower Prinzip stößt trotz seiner Effektivität in vielen Situationen, in bestimmten Kontexten an seine Grenzen. Einige dieser Grenzen umfassen die Komplexität und Dynamik, aber auch emotionale sowie zwischenmenschliche Faktoren. Weitere Grenzen liegen in der Subjektivität bei der Kategorisierung und in langfristigen Zielen sowie der Kreativität.
Angesichts dieser Grenzen gibt es alternative Methoden des Zeitmanagements und der Priorisierung, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen und einige der Einschränkungen des Eisenhower Prinzips überwinden. Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Stärken und kann in unterschiedlichen Kontexten oder in Kombination mit anderen Ansätzen effektiv sein, um die Grenzen des Eisenhower Prinzips zu überwinden.
- Getting Things Done (GTD): Die GTD-Methode konzentriert sich auf das Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Engagieren von Aufgaben. Sie ist flexibler und kann sich besser an wechselnde Prioritäten anpassen, indem sie einen systematischen Ansatz zur Verwaltung von Aufgaben und Informationen bietet.
- Kanban: Kanban-Boards helfen dabei, den Arbeitsfluss zu visualisieren, Engpässe zu identifizieren und Prioritäten dynamisch anzupassen. Diese visuelle Methode zur Aufgabenverwaltung betont unter anderem deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.
- Pomodoro-Technik: Eine Zeitmanagement-Methode, die Arbeit in kurzen, fokussierten Intervallen, normalerweise 25 Minuten, mit kurzen Pausen dazwischen strukturiert. Diese Methode fördert die Konzentration und verhindert Ermüdung, ohne sich direkt auf die Priorisierung von Aufgaben zu konzentrieren.
- Objective and Key Results (OKR): Eine Zielsetzungsmethode, die hilft, individuelle und teambasierte Arbeit auf übergeordnete Unternehmensziele auszurichten. OKRs fördern die Konzentration auf langfristige Ziele und Ergebnisse, anstatt nur auf dringende Aufgaben.
Häufig gestellte Fragen
Das Eisenhower Prinzip wird zur Produktivitätssteigerung angewendet. Ziel ist es, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und sich dabei nicht von Kleinigkeiten ablenken zu lassen. Die Technik soll dabei helfen, Prioritäten zu setzen.
Woher das Eisenhower Prinzip seinen Namen hat, ist nicht eindeutig geklärt. Es soll tatsächlich der frühere General und US Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt haben. Einen Beweis für diese These gibt es jedoch nicht.
Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen können das Eisenhower Prinzip nutzen. Du kannst deine Aufgaben im Beruf ordnen, aber auch dein privates Zeitmanagement z. B. bei der Prüfungsvorbereitung optimieren.
Das Eisenhower Prinzip arbeitet mit einer Matrix, in der du deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien sortierst. Das Aufwendigste daran ist, dass du dir zu Beginn darüber Gedanken machen musst, in welche Kategorie die unterschiedlichen Aufgaben in der Eisenhower-Matrix gehören.
Nach dem Eisenhower Prinzip erfordern dringende Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit und Handlung, oft aufgrund naher Deadlines oder externer Anforderungen, während wichtige Aufgaben einen signifikanten Beitrag zur Erreichung langfristiger Ziele und Prioritäten leisten. Der Hauptunterschied liegt in ihrer Auswirkung: dringende Aufgaben sind zeitkritisch, jedoch haben wichtige Aufgaben eine tiefere Bedeutung und Tragweite für persönliche oder berufliche Erfolge.